イベントスタッフが足りない！開催直前の人手不足はどうする？【横浜市】

イベントの開催日が近づくにつれて、

「思っていたより人手が必要だった」
「当日のスタッフが足りない」
「設営や撤収まで自分たちだけでは対応できそうにない」

と気づくことがあります。

特に小規模なイベントでは、主催者や社内スタッフだけで対応する予定だったものの、準備を進めるうちに受付・案内・設営・荷物運び・片付けなど、想像以上にやることが多いと感じるケースも少なくありません。

だからといって、大規模なイベント運営会社へ依頼するほどではない場合もあるでしょう。

この記事では、横浜市（神奈川県）でイベントを予定している主催者様に向けて、開催直前に人手が足りなくなった場合の対処法や、外部スタッフにお願いしやすい作業についてご紹介します。

小高屋でも、横浜市を中心にイベント開催時の「あと少し人手がほしい」というご相談に対応しています。

イベント開催直前に「スタッフが足りない」となるのはなぜ？

イベントは、当日になって初めて必要になる作業も多くあります。

企画段階では「この人数なら大丈夫」と思っていても、具体的な会場レイアウトや当日の流れを決めていくと、想定していた人数では足りないことがあります。

設営・準備に想像以上の人手が必要だった

イベント当日は、開催時間よりも前から準備が始まります。

たとえば

• テーブルや椅子の配置
• 備品や荷物の搬入
• 受付スペースの準備
• 案内物や掲示物の設置
• 会場内の簡単な準備

などです。

一つひとつは難しい作業ではなくても、限られた時間内にすべて終わらせるには人手が必要になります。

主催者自身が設営作業に追われてしまうと、本来行いたい最終確認や出演者・出展者との打ち合わせなどに時間を使えなくなることもあります。

受付や案内にスタッフを配置すると人が足りなくなる

イベントが始まると、受付や来場者の案内などにもスタッフが必要になります。

「受付に1人いれば大丈夫」と考えていても、来場者が集中する時間帯には対応が追いつかない場合があります。

また、受付担当者がその場を離れられなくなることで、会場内の別の作業を担当する人が不足することもあります。

急な欠員が発生することもある

イベント当日や開催数日前に、

「予定していたスタッフが来られなくなった」
「体調不良で急に欠員が出てしまった」

といったことも考えられます。

開催日は変更できないため、残ったスタッフだけで対応するのか、別の人員を確保するのかを早めに判断する必要があります。

撤収・片付けまで考えていなかった

意外と見落としやすいのがイベント終了後です。

イベントが終わったあとには

• テーブルや椅子の片付け
• 備品の撤収
• 荷物の搬出
• 掲示物の取り外し
• ゴミの整理
• 会場内の簡単な片付け

などがあります。

イベント終了後はスタッフも疲れているため、設営時より片付けに時間がかかってしまうこともあります。

会場の利用時間が決まっている場合は、撤収まで含めて必要な人数を考えておくことが大切です。

イベントスタッフが足りないときはどうする？

人手不足に気づいたら、まずは「何人足りないか」ではなく、どの作業に人手が必要なのかを整理してみましょう。

まずは当日の作業を書き出す

イベント当日の作業を

「主催者・担当者が行う作業」
「他のスタッフでも対応できる作業」

に分けてみます。

主催者しか判断できないことや、イベント全体の進行管理などは主催者側で担当し、それ以外の作業を別のスタッフへお願いすると人員を確保しやすくなります。

外部にお願いできる作業を切り分ける

イベント業務のすべてを外部へお願いする必要はありません。

たとえば

• 荷物運びを手伝ってほしい
• 机や椅子を並べてほしい
• 受付を補助してほしい
• 来場者への簡単な案内をお願いしたい
• イベント終了後の片付けを手伝ってほしい

など、一部分だけお願いする方法もあります。

「イベント運営を丸ごとお願いする」のではなく、人手が必要な部分だけ外部にお願いすると考えると選択肢が広がります。

大きなイベント会社に頼むほどではない場合は？

イベントの人手不足というと、イベント会社や人材会社への依頼を考える方も多いでしょう。

もちろん、大規模イベントや多くのスタッフが必要な場合、専門的な運営が必要な場合には、イベント会社などへの相談が適しています。

一方で、小規模なイベントでは、

「あと1人だけ手伝ってほしい」
「設営の数時間だけ人手がほしい」
「撤収だけ手伝ってほしい」
「受付や案内を少しサポートしてほしい」

というケースもあります。

このような場合は、イベント全体を委託するのではなく、必要な作業だけをお願いできる事業者へ相談する方法もあります。

小規模イベントこそ「あと少しの人手」が重要です

少人数でイベントを運営している場合、一人のスタッフが複数の役割を担当していることがあります。

受付をしながら会場の確認をしたり、主催者自身が荷物を運びながら出演者への対応をしたりすると、イベント全体を確認する余裕がなくなってしまいます。

数名だけの小規模イベントでも、一部の作業を別のスタッフへ任せることで、主催者はイベント全体の進行や来場者対応など、本来集中したい業務に時間を使いやすくなります。

イベントの人手不足で外部にお願いしやすい作業

イベントによって必要な作業は異なりますが、専門的な判断を必要としない補助作業であれば、外部へ相談できる場合があります。

会場設営・準備のサポート

机や椅子の配置、備品の移動、荷物の搬入、受付スペースの準備など、開催前にはさまざまな作業があります。

「会場を作ってほしい」という大掛かりな依頼ではなく、

「この机を並べてほしい」
「荷物を運ぶのを手伝ってほしい」

といった補助作業だけでも、人手が増えることで準備を進めやすくなります。

受付・案内の補助

イベント開始後は、受付や簡単な来場者案内などにも人手が必要になります。

主催者や運営責任者が受付に付きっきりになるのではなく、補助スタッフを配置できれば、イベント全体の状況を確認しやすくなります。

荷物の搬入・搬出

イベントでは、パンフレットや備品、商品、展示物など多くの荷物を扱う場合があります。

特に開催前と終了後は作業が集中するため、搬入・搬出だけでも人手があると負担を軽減できます。

撤収・片付け

イベント終了後の撤収作業も、人手が必要になりやすい場面です。

会場の利用終了時間までに片付けなければならない場合には、撤収時間から逆算して人数を確保しておくと安心です。

横浜市でイベントの人手が足りないときは小高屋へご相談ください

小高屋では、横浜市を中心にイベント開催時のさまざまなサポートに対応しています。

大規模なイベント運営を丸ごと請け負うというより

「イベント当日に少し人手が足りない」
「設営を手伝ってほしい」
「搬入・搬出を手伝ってほしい」
「受付や案内をサポートしてほしい」
「イベント終了後の片付けまで手が回らない」

といった、主催者様の「あと少し手伝ってほしい」というご相談にも柔軟に対応しています。

企業様のイベントだけでなく、地域イベント、スポーツイベント、小規模イベントなど、内容に応じてご相談いただけます。

※イベント内容・作業内容・必要人数・日程などにより対応可否が異なります。

開催直前でも、まずはご相談ください

イベント開催が近づいてから人手不足に気づくこともあります。

「もう開催日が近いから難しいかもしれない」

と思っていても、日程や作業内容によっては対応できる場合があります。

お問い合わせの際に

• イベント開催日
• 開催場所
• イベントの内容
• お願いしたい作業
• 必要な人数
• 希望する時間帯

などをお伝えいただけると、スムーズに確認できます。

急なご相談の場合も、まずは現在の状況をお知らせください。

イベントの人手不足は早めの役割分担がポイント

イベントの準備から当日の運営、終了後の撤収まで、主催者には多くの仕事があります。

すべてを自分たちだけで対応しようとすると、当日になって「人手が足りない」と気づくこともあります。

そんなときは、

「何人必要か」だけではなく「どの作業を誰かに任せられるか」

という視点で整理してみるのがおすすめです。

イベント会社へ丸ごと依頼するほどではない小規模なイベントや、「あと少し人手がほしい」という場合も、外部のサポートを活用する方法があります。

横浜市周辺でイベントの人手不足にお困りの場合は、小高屋までお気軽にご相談ください。

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